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SEPA-Lastschrift für Vereine

 

Für gewoehnlich ziehen Vereine die Mitgliedsbeiträge per Lastschrift Einzugsermächtigung ein. Damit die SEPA Umstellung ihren Verein nicht unvorbereitet trifft, haben wir für Sie einige Informationen zur Umstellung des Beitragseinzug auf SEPA Lastschriften beigefügt. Optional bieten wir Ihnen auch die Erzeugung der neuen SEPA Lastschriftdatei im SEPA DK 2.6 (SDD: pain.008.001.02 -> pain.008.002.02) Format als Dienstleistung an.

(I.) Organisatorische Massnahmen

Am 1.2.2014 lösen die SEPA-Zahlverfahren die bisherigen nationalen Zahlungsverkehrsinstrumente ab. Damit Ihr Verein/Unternehmen fit für SEPA wird, haben wir für Sie eine Checkliste entwickelt. Sie bietet Ihnen eine erste Orientierungshilfe zur erfolgreichen Umsetzung von SEPA.

(II.) Technische Massnahmen

Ergänzen Sie in ihrem Vereinsverwaltungsprogramm die Mitglieder-Stammdaten IBAN und BIC mittels myIBAN_Rechner

Der Verein benötigt eine Gläubiger-Identifikationsnummer, um SEPA-Lastschriften einziehen zu können. Diese können Sie ausschließlich Online bei der DeutschenBundesbank beantragen: www.glaeubiger-id.bundesbank.de

Legen Sie den Aufbau der Mandatsreferenznummern fest und pflegen Sie diese in Ihre Stammdaten der Zahlungspflichtigen ein (z.B. legen Sie die Mitgliedsnummer als eindeutige Mandatsreferenznummer fest).

(III.) Pflege der Bestandsdaten

Erstellen Sie die Import Datei im Excel CSV Format zur Konvertierung nach SEPA-XML entsprechend folgendem Schema:

[<Name> <IBAN> <BIC> <Betrag> <Zweck> <Mandantreferenz> <Ausfuehrungsdatum>]
Baricello Esteban#DE78330600010340123200#COBADEFFXXX#102#Mitgliedsbeitrag 2014(Ivan 13-09-1973)#11834#24-01-14 

Details hierzu entnehmen Sie bitte dem Handbuch mySEPA_Lastschrift.

Tip: Bitte verwenden Sie keine Umlaute, diakritische Zeichen, Konsonantenbuchstaben oder ähnliches (Ä, Ö, Ü, ä, ö, ü, ß, Ê, ê, À, à, È, è, Ì, ì, Ò, ò, Ù,  ù).

(IV.) Die Sammellastschrift

Auf der Registerkarte "Erzeuge_Sammel_Lastschrift" von mySEPA_Lastschrift erfassen Sie alle gemäss SEPA DK 2.6 (SDD: pain.008.001.02 -> pain.008.002.02) relevanten Daten (siehe auch Handbuch) zur Konvertierung und Erzeugung der Lastschrift Datei. Ein Beispiel einer SEPA Lastschriftdatei im SEPA XML Format <Vereinsname>-SDD.xml entnehmen Sie bitte dem Handbuch "mySEPA_Lastschrift".

 

(V.) SEPA Lastschriftbeiträge einziehen

Upload der exportierten SEPA XML Datei in das Banking Portal der jeweiligen deutschen Banken oder Sparkassen. Gegenüber folgenden weiteren Programmen und Online-Portalen wurden die generierten SEPA-Dateien nach DK 2.6 verifiziert:

  • Online-Portal der SSPK
  • eFin (HypoVereinsbank)
  • Online-Portal der ING Bank
  • Sepa XML Checker

 

 

(VI.) Hier geht es zum Download 

 
Bitte folgen sie dem Link zum Download von mySEPA  DK2.6
Bitte folgen sie dem Link zum Download von mySEPA2 DK2.10
 
Hinweis: Nach erfolgten Download lesen Sie bitte die beigelegten Readme Dateien bzgl. der weiteren Einstellungen!
 
 
 
(VII.) Fragen + Antworten

SEPA Umstellung
Mit SEPA (Single Euro Payments Area, einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum) wird zukünftig der Euro-Zahlungsverkehr in Europa vereinheitlicht. Jeder Kontoinhaber, ob Privatperson, Unternehmen oder Verein, ist von der Umstellung auf SEPA betroffen. In der „Verordnung Nr. 260/2012 zur Festlegung der technischen Vorschriften und der Geschäftsanforderungen für Überweisungen und Lastschriften in Euro“(SEPA-Verordnung) ist der 1. Februar 2014 als verbindlicher Auslauftermin für die nationalen Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften in den Euroländern festgelegt. Ab diesem Zeitpunkt werden die nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren durch die SEPA-Zahlverfahren ersetzt. 

 

Achtung:
Beantragen Sie Ihre Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank.
Bestehende Einzugsermächtigungen können mit wirksamer Vereinbarung der neuen Sonderbedingungen für den Lastschriftverkehr zum 9. Juli 2012 in SEPA-Mandate umgedeutet werden. Beachten Sie die dafür notwendigen Voraussetzungen


SEPA Regelwerk
Die von mySEPA_Lastschrift erzeugte XML-Datei (Norm ISO20022) entspricht der Version SEPA DK 2.6 (SDD: pain.008.001.02 -> pain.008.002.02).

 

SEPA SDD
Mit der kostenlosen Vollversion von mySEPA_Lastschrift können Sepa-Sammellastschriften mit bis zu 1.000 Datensätze (Ausnahme: Die Hausbank schränkt die max. Anzahl von Datensätzen ein) direkt aus Excel heraus erstellt werden. 

 

SEPA Check
Gegenüber folgenden weiteren Programmen und Online-Portalen wurden die generierten SEPA-Dateien verifziert:

  • Online-Portal der SSPK
  • eFin (HypoVereinsbank)
  • Online-Portal der ING Bank
  • Sepa XML Checker


SEPA Fristen
Folgende Änderungen und neuen Fristen ergeben sich für Debitoren,

  • vergleichbar mit der heutigen Einzugsermächtigung
  • SEPA-Lastschriftmandat anstelle einer Einzugsermächtigung
  • ausschließlich beleglos
  • Gläubiger-ID und Mandatsreferenz des Lastschrifteinreichers erforderlich
  • festes Fälligkeitsdatum (Due Date)
  • Pre-Notification zwingend erforderlich (ohne individuelle Regelung spätestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit)
  • Rückgabefrist 8 Wochen, bei nicht autorisierter Lastschrift 13 Monate


SEPA TARGET Tage
Grundlagen für die Berechnung stellen dar,

  • Für die Vorlauftage (D – 5/D – 2/D – 1) werden im Interbanken-Clearing Targettage verwendet, d.h. Montag – Freitag ohne die Targetfeiertage (1. Januar, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, 25. & 26. Dezember)
  • Fällt ein Fälligkeitstag auf ein Wochenende oder einen Targetfeiertag, kann die Zahlungspflichtigenbank die Debitorbelastung auf den nächstmöglichen Bankarbeitstag verschieben
  • Für die Prenotificationregel (mind. 14 Tage) zählen Kalendertage
  • Für die Lastschrift-Retoure (Return D+2 für die B2B bzw. D+5 für die Basislastschrift) zählen Targettage
  • Für die Cutofftage zählen Bankgeschäftstage


SEPA Zeichensatz
Für die Erstellung von SEPA-Nachrichten, d. h. der Nutzdaten sind gem. Anlage 3 des DFÜ-Abkommens (SWIFT Latin Character Set sowie die im bisherigen inländischen Zahlungsver-kehr zusätzlich zugelassenen Zeichen (DTAUS-Zeichensatz)) nur die folgenden Zeichen in der Kodierung gemäß UTF-8 zugelassen.

Folgender Zeichensatz wird aktuell vom Nachrichten Typ pain.008.001.02, pain.008.002.02 unterstützt.

  • a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z
  • A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
  • 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
  • / – ? : ( ) . , ‘ +

Bitte verwenden Sie keine Umlaute, diakritische Zeichen, Konsonantenbuchstaben oder ähnliches (Ä, Ö, Ü, ä, ö, ü, ß, Ê, ê, À, à, È, è, Ì, ì, Ò, ò, Ù,  ù).

Tip: Mit der Einführung des Nachrichten Formats pain.008.003.02 werden auch Umlaute unterstützt. 

  • a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z 
  • A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 
  • 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 
  • ' : ? , - ( + . ) / 
  • Space 
  • Ä, ä, Ö, ö, Ü, ü, ß, &, *, $, %


IBAN und BIC
Bei der SEPA-Überweisung und der SEPA-Lastschrift werden die Kontoverbindungen von Zahler und Zahlungsempfänger künftig durch die IBAN (International Bank Account Number, internationale Kontonummer) und den BIC(Business Identifier Code, internationale Bankleitzahl) identifiziert anstatt wie bisher anhand von Kontonummer und Bankleitzahl. Die IBAN wird für jede bestehende Kontonummer vergeben. * Wenn Ihr Verein mehrere Konten hat, wird für jedes Konto eine separate IBAN vergeben.

Der BIC (Business Identifier Code) des Zahlungsdienstleisters eines Zahlers oder des Zahlungsdienstleisters eines Zahlungsempfängers wird i.d.R. nachgefragt:

  • Bis zum 1. Februar 2014 bei Zahlungen innerhalb Deutschlands.
  • Bis zum 1. Februar 2016 bei grenzüberschreitenden Zahlungen innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (Europäische Union, Island, Liechtenstein, Norwegen).

Sofern die SEPA-Verordnung bis zum 1. Februar 2016 in den Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums (Island, Liechtenstein, Norwegen) noch keine Anwendung gefunden hat,  ist der BIC auch über dieses Datum hinaus bei grenzüberschreitenden Zahlungen anzugeben, sofern der Zahlungsdienstleister des Zahlers oder des Zahlungsempfängers in dem entsprechenden Land ansässig ist.

  • Bei Zahlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, zum Beispiel in die Schweiz und nach Monaco.
  • Bei Zahlungen, die nicht in Euro erfolgen.

Konvertierung der gespeicherten Bankverbindungen (z.B. von Vereinsmitgliedern) von Kontonummer/Bankleitzahl in die IBAN/BIC

Unter anderem bietet die deutsche Kreditwirtschaft verschiedene automatisierte Lösungen für die Stammdaten-Konvertierung an. Hier sollte die Hausbank befragt werden, welche Lösung sie ihren Kunden anbietet.

Bei der Bildung einer IBAN sind bei einigen Zahlungsdienstleistern besondere "IBAN-Regeln" zu beachten. Eine Eigenberechnung einer IBAN aus den vorhandenen Kontonummer/Bankleitzahl-Kombinationen ohne Beachtung der individuellen IBAN-Regeln kann etwazu einer falschen IBAN führen oder einer Bankleitzahl wird ein falscher BIC zugeordnet.

 

SEPA Lastschrift (Sammellastschrift)
Um am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen zu können, muss der Zahlungsempfänger (z.B. Verein) von seinem Zahlungsdienstleister zum Lastschriftverfahren zugelassen werden. Dies geschieht durch Abschluss einer entsprechenden Vereinbarung mit der zuständigen Inkassostelle (i.d.R. die Hausbank).

Das SEPA-Basislastschriftverfahren steht Verbrauchern, Unternehmen und Vereinen offen und enthält vom deutschen Einzugsermächtigungslastschriftverfahren zahlreiche bekannte Elemente. Jedoch weist es auch einige Unterschiede auf:

  • Gläubiger-Identifikationsnummer (Identifikationsmerkmal des Lastschrifteinreichers)
  • SEPA-Lastschriftmandat (Vereinbarung zwischen Lastschrifteinreicher und Zahlungspflichtigen, die sich an einigen Stellen von der Einzugsermächtigung unterscheidet)
  • Mandatsreferenznummer
  • Vorabinformation
  • Fälligkeitsdatum
  • Mindesteinreichungsfristen vor dem Fälligkeitsdatum sowie Rückgabefristen

Um als Zahlungsempfänger Lastschriften auf Basis der SEPA-Lastschriftverfahren nutzen zu können, benötigt der Zahlungsempfänger eine Gläubiger-Identifikationsnummer . Hierbei handelt es sich um eine kontounabhängige und eindeutige Kennung, die den Zahlungsempfänger als Lastschrift-Einreicher zusätzlich identifiziert. In Deutschland ist die Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank über das Internet zu beantragen: www.glaeubiger-id.bundesbank.de

Ein SEPA-Lastschriftmandat ist die rechtliche Legitimation für den Einzug von SEPA-Lastschriften. Ein Mandat umfasst sowohl die Zustimmung des Zahlers (z.B. Vereinsmitglied) zum Einzug der Zahlung per SEPA-Lastschrift an den Zahlungsempfänger (z.B. Verein) als auch den Auftrag an den eigenen Zahlungsdienstleister zur Einlösung der Zahlung. Die verbindlichen Mandatstexte für die SEPA-Mandate sind i.d.R. in den Bedingungen für den Lastschrifteinzug der Zahlungsdienstleister vorgegeben.

Bestehende Einzugsermächtigungen können als SEPA-Lastschriftmandat weiter genutzt werden. Die am 9. Juli 2012 durchgeführten Änderungen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der Banken und Sparkassen erlaubt die Nutzung bereits erteilter schriftlicher Einzugsermächtigungen im deutschen Lastschriftverfahren als SEPA-Lastschriftmandate für die SEPA-Basislastschrift. Zu beachten ist, dass der Lastschrifteinreicher (z.B. Verein) den Zahler (z.B. Vereinsmitglied) vor dem ersten SEPA-Basislastschrifteinzug über den Wechsel vom Einzug per Einzugsermächtigungslastschrift auf den Einzug per SEPA-Basislastschrift unter Angabe von Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz in Textform zu unterrichten hat.

Die Mandatsreferenz ist ein vom Zahlungsempfänger individuell vergebenes Kennzeichen eines Mandats (z.B. Mitgliedsnummer) und bezeichnet in Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer das jeweilige Mandat. Sie kann bis zu 35 alphanumerische Stellen umfassen. Die Mandatsreferenz muss so gewählt werden, dass sie in Kombination mit der Gläubiger-Identifikationsnummer nur einmal vorkommt. Es muss also sichergestellt sein, dass es bei Mandatsreferenzen keine Überschneidungen gibt. Der Verein benötigt eine Verwaltung seiner SEPA-Lastschriftmandate.

Die Vorabinformation ("Pre-Notification") stellt gem. den Inkassobedingungen des jeweiligen Kreditinstituts eine Verpflichtung des Gläubigers (z.B. Verein) an den Zahler (z.B. Vereinsmitglied) dar. Dafür ist jede Mitteilung des Lastschrifteinreichers (z.B. Verein) an den Zahler (z.B. Vereinsmitglied) geeignet, die eine Belastung mittels SEPA-Lastschrift ankündigt. Die Vorabinformation muss das Fälligkeitsdatum und den genauen Betrag enthalten und kann auch mehrere Lastschrifteinzüge ankündigen. Sie muss dem Zahler (z.B. Vereinsmitglied) rechtzeitig (mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit, sofern mit dem Zahler keine andere Frist vereinbart wurde) vor Fälligkeit zugesandt worden sein, damit er sich auf die Kontobelastung einstellen und für entsprechende Deckung sorgen kann. In welcher Art und Weise die Vorabinformation erfolgen kann, ergibt sich aus den Regelungen der jeweiligen Inkassovereinbarung zwischen dem Zahlungsempfänger (z.B. Verein) und seinem Zahlungsdienstleister.

SEPA-Lastschriften müssen eine bestimmte Zeit vor Fälligkeit bei dem Zahlungsdienstleister des Zahlers (Zahlstelle) vorliegen. Bei SEPA-Basislastschriften sind dies gem. dem Regelwerk des EPC (European Payments Council) bei Erst- und Einmallastschriften fünf, bei Folgelastschriften zwei Interbankengeschäftstage. Ab dem 4. November 2013 kann diese Vorlauffrist in Deutschland auf einen Interbankengeschäftstag verkürzt werden.

Eine SEPA-Basislastschrift kann innerhalb von acht Wochen ab dem Zeitpunkt der Belastungsbuchung auf dem Konto des Zahlers (z.B. Vereinsmitglied) an den Einreicher zurückgegeben werden. Ein Lastschrifteinzug ohne Mandat, d.h. eine unautorisierte Lastschrift, kann vom Zahler (z.B. Vereinsmitglied) innerhalb von 13 Monaten nach der Kontobelastung zurückgegeben werden.

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[1]Die deutsche Kreditwirtschaft (2012): "Anlage 3 der Schnittstellenspezifikation für die Datenfernübertragung zwischen Kunde und Kreditinstitut gemäß DFÜ-Abkommen Version 2.6 vom 18.06.2012, gültig ab 17. November 2012"

URL: http://www.ebics.de/index.php?id=77 (22.12.2012).
URL:http://www.hypovereinsbank.de/media/pdf/HVB_SEPA_Techn_Spezifikationen_2013_final.pdf(01.08.2013).

[2]UniCredit Bank AG (02.2013): "Anlage zur SEPA Kundeninformation; Technische Spezifikationen und Formate"

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